Lexique ERP : tous les termes clés pour piloter votre PME

Un ERP est un logiciel de gestion qui centralise l'ensemble des données et processus d'une entreprise dans une seule base de données partagée. Il connecte les métiers entre eux : production, commercial, achats, logistique, finances, RH, afin que chaque service travaille avec une information unique, fiable et en temps réel.

Pour une PME industrielle : l'ERP remplace les tableurs dispersés, les logiciels métiers isolés et les saisies multiples. Il offre une vue d'ensemble de l'activité et permet de prendre des décisions plus rapides et mieux étayées.

Le PGI est la traduction française d'ERP (Enterprise Resource Planning). Les deux termes désignent la même réalité : un logiciel unique qui intègre tous les modules de gestion d'une entreprise dans un système cohérent.

À noter : dans les appels d'offres publics français, on rencontre souvent le terme PGI. En pratique quotidienne, les professionnels utilisent très majoritairement le sigle ERP.

Le SaaS désigne un mode de fourniture de logiciel où l'application est hébergée dans le cloud et accessible via un navigateur web. L'utilisateur paie généralement un abonnement plutôt qu'une licence définitive, et n'a pas à gérer les mises à jour ou l'infrastructure serveur.

Pour une PME : le SaaS réduit les coûts d'infrastructure, mais implique une dépendance à la connexion internet. Certains ERP comme Synoptic proposent également un déploiement sur site (on-premise) selon vos contraintes.

L'EDI permet d'échanger automatiquement des documents commerciaux et logistiques (bons de commande, avis d'expédition, factures…) entre systèmes informatiques, sans intervention humaine ni papier. Les données sont structurées selon des formats standardisés (EDIFACT, XML, JSON…).

Cas concret : un donneur d'ordres vous envoie une commande via EDI, votre ERP la réceptionne et crée automatiquement l'ordre de fabrication. Gain de temps et suppression des erreurs de ressaisie.

La GED désigne l'ensemble des outils permettant de créer, stocker, classer, rechercher et partager des documents numériques (devis, bons de livraison, factures, fiches techniques, plans…) directement depuis votre logiciel de gestion.

Dans un ERP : chaque document est rattaché à son contexte (commande client, dossier affaire, fournisseur), ce qui évite de chercher dans des répertoires partagés ou d'imprimer du papier pour archiver.

Une API est un protocole qui permet à deux logiciels différents de communiquer et d'échanger des données automatiquement. C'est grâce aux API qu'un ERP peut se connecter à une boutique en ligne, un logiciel de comptabilité, une application mobile ou un outil tiers.

Exemple : Synoptic ERP s'interface avec Sage pour la comptabilité via API, ce qui évite toute ressaisie entre les deux systèmes.

Un workflow est la modélisation informatique d'un processus métier : qui fait quoi, dans quel ordre, sous quelles conditions. Il orchestre les tâches, les validations et les notifications entre les différents acteurs d'un même flux sans intervention manuelle.

Exemple dans une PME : une demande d'achat est créée, le responsable la valide, le bon de commande est envoyé automatiquement au fournisseur et la comptabilité est notifiée. Tout sans email ni relance manuelle.

La GPAO regroupe l'ensemble des fonctionnalités permettant de planifier, ordonnancer, lancer et suivre la production industrielle. Elle couvre la gestion des ordres de fabrication, des nomenclatures, des gammes opératoires, des charges machines et des délais.

Valeur ajoutée : une GPAO intégrée à l'ERP permet de connecter instantanément les commandes clients à l'atelier, d'éviter les ruptures de composants et de respecter les délais promis.

Le MRP calcule automatiquement les besoins en matières premières et composants à partir du plan de production et des niveaux de stock. Il génère des propositions de réapprovisionnement et de lancement d'ordres de fabrication pour couvrir les besoins à temps.

Concrètement : vous avez 50 commandes à livrer d'ici 3 semaines. Le MRP analyse les nomenclatures, le stock disponible et les délais fournisseurs, puis vous dit exactement quoi commander et quand lancer en fabrication.

L'ordre de fabrication est le document interne qui déclenche et encadre la production d'un article. Il précise la quantité à produire, les opérations à réaliser (gamme), les matières à consommer (nomenclature), les ressources mobilisées et les délais attendus.

Dans l'ERP : l'OF est généré automatiquement depuis une commande client ou depuis le MRP. Son avancement est suivi en temps réel depuis l'atelier jusqu'au bureau.

La nomenclature est la liste exhaustive et structurée de tous les composants, sous-ensembles et matières premières nécessaires à la fabrication d'un produit fini. Elle peut être à plusieurs niveaux et intégrer des coefficients de perte.

Enjeu clé : une nomenclature bien maintenue dans l'ERP garantit des calculs MRP fiables, une évaluation précise des coûts de revient et une traçabilité complète des lots.

La gamme opératoire décrit la suite ordonnée des opérations nécessaires pour fabriquer un article : usinage, assemblage, contrôle, conditionnement… Pour chaque opération, elle indique le poste de charge, le temps unitaire et les ressources mobilisées.

Utilité : la gamme est la base du calcul de charge atelier et du planning de production. Elle permet également de calculer le coût de revient industriel opération par opération.

Le MES assure le pilotage en temps réel de l'atelier : suivi d'avancement des ordres de fabrication, pointage des opérateurs, collecte des données machines, gestion des rebuts et des non-conformités terrain.

MES vs GPAO : la GPAO planifie et prépare la production depuis le bureau, le MES l'exécute et remonte les données terrain en temps réel. Les deux sont complémentaires dans un ERP industriel avancé.

Le TRS mesure la performance globale d'un équipement en combinant trois facteurs : la disponibilité (pannes, arrêts), la performance (cadence réelle vs théorique) et la qualité (pièces conformes vs produites). Un TRS de 100 % représente une production parfaite.

Utilité BI : en remontant les données terrain dans l'ERP, le TRS peut être calculé automatiquement et affiché dans les tableaux de bord pour identifier les principaux gisements de productivité.

La charge représente la somme de travail planifiée sur une ressource (machine, poste, opérateur) sur une période donnée. La capacité est le volume maximum que cette ressource peut absorber. L'équilibre charge/capacité est un enjeu central du pilotage industriel.

Dans l'ERP : le tableau de charge permet de visualiser les surcharges et sous-charges à venir et d'anticiper les besoins en heures supplémentaires ou en sous-traitance.

La gestion à l'affaire consiste à suivre l'ensemble des coûts (matières, heures, sous-traitance) et des recettes liés à un projet ou une commande spécifique. Elle permet de calculer la rentabilité réelle de chaque affaire et de piloter les marges en temps réel.

Idéale pour : les entreprises qui fabriquent sur commande (machines spéciales, enseignes, chaudronnerie) où chaque projet a ses propres spécifications et son propre budget.

Le CRM regroupe les outils permettant de gérer et d'optimiser la relation avec les clients et prospects : suivi des opportunités commerciales, historique des contacts, gestion des devis, pilotage du pipeline de vente et analyse des performances.

CRM intégré à l'ERP : contrairement à un CRM standalone, le CRM de Synoptic est connecté à la production, aux stocks et à la facturation. Le commercial voit en temps réel la disponibilité produit, le délai réaliste et l'historique client complet.

Le pipeline commercial représente la progression des opportunités depuis le premier contact jusqu'à la commande signée. Chaque étape (prospect → qualification → devis → négociation → gagné/perdu) permet d'estimer le chiffre d'affaires prévisionnel.

Dans le CRM Synoptic : le pipeline offre une vision consolidée de toutes les affaires en cours pour le directeur commercial et les forces de vente.

Le devis est une proposition chiffrée remise à un client ou prospect. Dans l'ERP, il est généré à partir des tarifs, des nomenclatures et des coûts de revient. Sa transformation en commande client est réalisée en un clic, sans ressaisie.

Dans l'ERP : le devis peut intégrer automatiquement les prix négociés, les conditions de paiement et les délais de fabrication issus du plan de production.

Le bon de livraison accompagne chaque expédition et atteste des articles livrés (nature, quantité, références). Il est généré automatiquement depuis la commande client et déclenche la sortie de stock dans l'ERP.

Flux dans l'ERP : commande → préparation → BL → expédition → facturation. Chaque étape met à jour automatiquement le stock et la situation client.

Le SAV regroupe toutes les opérations réalisées après la vente : traitement des réclamations, réparations, remplacements, suivi de garantie, interventions sur site. Dans l'ERP, chaque dossier SAV est rattaché à l'historique complet de fabrication du produit.

Avantage traçabilité : le technicien SAV accède immédiatement au numéro de lot, à la date de fabrication et aux matières utilisées, ce qui accélère fortement le diagnostic.

La demande d'achat est une demande interne adressée au service achat pour l'approvisionnement d'un article ou service. Elle peut être générée automatiquement par le MRP ou manuellement. Elle doit être validée avant d'être transformée en bon de commande fournisseur.

Dans le workflow Synoptic : la DA circule électroniquement entre le demandeur, le responsable et l'acheteur, avec validation à chaque étape et traçabilité complète.

Le bon de commande fournisseur est le document contractuel par lequel l'entreprise s'engage à acheter une quantité définie d'un article à un prix et un délai convenus. Il est généré depuis l'ERP et peut être transmis par EDI, email ou portail fournisseur.

Suivi : l'ERP permet de suivre en temps réel les accusés de réception, les dates de livraison confirmées et les éventuels retards fournisseurs.

Le Calcul des Besoins Nets est le moteur central du MRP. À partir des prévisions de vente, des commandes fermes, du stock disponible et des encours de production, il calcule exactement ce qui manque et génère des propositions d'approvisionnement ou de fabrication.

Résultat : des propositions de commandes fournisseurs et d'ordres de fabrication, avec les bonnes quantités et les bonnes dates, pour satisfaire la demande sans sur-stocker.

La dématérialisation des factures fournisseurs consiste à capturer les factures papier ou PDF, à en extraire les données automatiquement (OCR) et à les rapprocher des bons de commande et réceptions dans l'ERP, sans ressaisie manuelle.

Gain concret : réduction du délai de traitement d'une facture de plusieurs jours à quelques heures, élimination des erreurs de saisie et meilleure maîtrise des délais de paiement fournisseurs.

Un WMS est un logiciel dédié à la gestion physique de l'entrepôt : réception des marchandises, rangement en emplacement, préparation de commandes (picking), expédition et inventaire. Il peut être intégré à l'ERP ou coexister en interface.

Dans Synoptic : la gestion des stocks et de l'entrepôt est intégrée nativement à l'ERP, ce qui évite les écarts d'informations entre le système commercial et le terrain logistique.

La méthode FIFO consiste à sortir du stock les articles les plus anciens en priorité. Elle est à la fois une règle de gestion physique des entrepôts et une méthode comptable de valorisation des stocks.

Obligatoire : pour les produits alimentaires, pharmaceutiques et tout produit à date limite d'utilisation. L'ERP gère automatiquement la rotation FIFO grâce aux numéros de lot et aux dates d'entrée.

La méthode FEFO consiste à sortir en priorité les articles dont la date de péremption ou d'expiration est la plus proche, indépendamment de leur date d'entrée en stock.

Secteurs concernés : agroalimentaire, pharmaceutique, cosmétique. L'ERP gère automatiquement la sélection des lots FEFO lors de la préparation des commandes et des ordres de fabrication.

Le picking est l'opération de prélèvement des articles dans les emplacements de stockage pour préparer une commande client ou un approvisionnement atelier. L'ERP génère des listes de picking optimisées par emplacement pour minimiser les déplacements.

Efficacité : avec un ERP connecté à des terminaux ou scanners, le picking est guidé pas à pas, ce qui réduit les erreurs de préparation et accélère les expéditions.

Le stock de sécurité est une quantité minimale maintenue en permanence pour absorber les aléas : retards fournisseurs, demande imprévue, variation de consommation. Il est calculé en fonction de la variabilité des délais et des consommations.

Dans l'ERP : le stock de sécurité est un paramètre article qui déclenche automatiquement une proposition de réapprovisionnement dès que le niveau disponible descend en dessous du seuil défini.

La gestion des expéditions couvre la planification des tournées de livraison, la préparation des colisages, l'édition des documents de transport (BL, CMR, étiquettes transporteurs) et le suivi des livraisons jusqu'au client.

Intégration ERP : les expéditions sont directement issues des commandes clients validées, ce qui déclenche automatiquement les sorties de stock, la facturation et les notifications au transporteur.

La traçabilité consiste à pouvoir reconstituer l'historique complet d'un produit : quelles matières premières (lots, fournisseurs), quelles opérations de fabrication, quels opérateurs, quels contrôles ont contribué à sa production, et vers quels clients il a été livré.

Enjeu réglementaire : indispensable dans l'agroalimentaire, la pharmacie et la santé. En cas de rappel produit, l'ERP permet d'identifier en quelques minutes tous les lots concernés et les clients à notifier.

Une non-conformité est l'écart entre un produit ou processus et les exigences définies (cahier des charges, norme, spécification client). La gestion des NC dans l'ERP permet d'enregistrer, d'analyser, de traiter et de prévenir la récurrence de ces écarts.

Flux qualité : détection → enregistrement de la NC → analyse des causes → plan d'action corrective → clôture. Tout est tracé et historisé dans l'ERP.

Le numéro de lot identifie un ensemble de produits fabriqués dans les mêmes conditions. Le numéro de série identifie un produit unique. Ces identifiants sont la clé de la traçabilité amont et aval dans l'ERP.

Traçabilité aval : quel client a reçu le lot n°X ? Traçabilité amont : quelles matières premières ont servi à fabriquer ce lot, et de quel fournisseur provenaient-elles ?

Les normes ISO définissent des exigences de système de management de la qualité. L'ISO 9001 est le référentiel généraliste ; l'ISO 13485 s'applique aux dispositifs médicaux. L'ERP facilite la conformité à ces normes en assurant la traçabilité, la gestion documentaire et la maîtrise des processus.

Audit facilité : les preuves d'enregistrements qualité exigées lors des audits de certification sont accessibles instantanément depuis l'ERP.

La Business Intelligence désigne l'ensemble des outils et méthodes qui permettent de collecter, consolider, analyser et visualiser les données de l'entreprise pour aider à la prise de décision. Tableaux de bord, graphiques et indicateurs clés de performance en sont les formes courantes.

Dans Synoptic : la BI est alimentée en temps réel par toutes les données de l'ERP (production, ventes, stocks, achats) et accessible via MyReport pour des analyses personnalisées sans recours à l'informatique.

Un KPI est une mesure quantifiée permettant d'évaluer la performance d'une activité par rapport à un objectif fixé. Dans un ERP, les KPI sont calculés automatiquement à partir des données opérationnelles et affichés dans des tableaux de bord.

Exemples : taux de service client (livraisons à l'heure), taux de retour SAV, délai moyen de fabrication, rotation des stocks, marge brute par famille de produits.

Le coût de revient est la somme de toutes les charges consommées pour produire un article : matières premières, main-d'œuvre directe, sous-traitance, frais de machine et quote-part de frais généraux. Sa maîtrise est essentielle pour fixer un prix de vente rentable.

Dans l'ERP : le coût de revient théorique est calculé depuis la nomenclature et la gamme ; le coût réel est calculé après l'OF en comparant les consommations et temps pointés réels.

L'interfaçage de Synoptic ERP avec Sage permet une gestion comptable complète : comptabilité générale et analytique, trésorerie, immobilisations, automatisation des écritures depuis les pièces de gestion (factures clients/fournisseurs, réceptions…).

Avantage : les données saisies dans l'ERP alimentent automatiquement la comptabilité sans aucune ressaisie, garantissant cohérence et gain de temps pour le DAF.

La comptabilité analytique consiste à ventiler les charges et produits selon des axes définis (centre de coût, projet, affaire, produit, secteur…) pour calculer la rentabilité par activité et non plus seulement de façon globale.

Exemple : une PME veut savoir quelle gamme de produits est réellement rentable. L'analytique affecte chaque charge à la bonne gamme pour calculer une marge nette fiable par activité.

Le SIRH regroupe les outils numériques qui gèrent l'ensemble des processus RH : dossiers salariés, paie, congés et absences, notes de frais, recrutement, formation et entretiens. Il centralise les données RH et automatise les tâches administratives répétitives.

Synoriel : Synoptic s'interface avec Synoriel, le SIRH du groupe Proges Plus, pour une gestion RH complète et connectée à l'ERP de production.

Le paramétrage est la configuration d'un ERP pour l'adapter aux processus, terminologies et exigences d'une entreprise, sans toucher au code source. Il couvre les écrans, formulaires, règles de gestion, documents et droits d'accès.

Synoptic : l'ERP est conçu autour d'un noyau standard hautement paramétrable, ce qui permet de l'adapter finement à chaque métier (métallurgie, agroalimentaire, santé…).

Le ROI (Return on Investment) mesure le rapport entre les bénéfices générés par un investissement et son coût total. Pour un ERP, il s'évalue en comparant les gains obtenus (productivité, réduction des stocks, baisse des erreurs, meilleure marge…) au coût du projet (licences, intégration, formation, maintenance).

À noter : les gains d'un ERP touchent plusieurs fonctions simultanément. Les PME industrielles observent généralement un ROI significatif sur 2 à 4 ans après déploiement.