Module Gestion des achats
ERP gestion des achats : maîtrisez votre fonction achat de la commande à la facturation
Appels d’offres, commandes fournisseurs issues du CBN, contrôle des réceptions, sous-traitance et rapprochement des factures : le module de gestion des achats de Synoptic ERP centralise tout votre parcours achat dans un seul outil.
Optimisez les achats de votre PME et gagnez en rentabilité
Au sein de votre PME, la gestion des achats représente un poste stratégique qui conditionne fortement votre croissance et votre rentabilité. Disposer d’un module d’achat adapté est essentiel pour optimiser vos procédures et centraliser l’ensemble des données au sein de votre ERP : commandes, factures, livraisons, fournisseurs, etc.
Le module d’achat pour PME de Synoptic ERP vous permet d’acheter de façon éclairée : vos managers, vos acheteurs et vos responsables qualité gèrent au mieux les relations avec leurs fournisseurs, en gagnant en efficacité et en marge de manœuvre lors des négociations financières.
- Appels d’offres
- Commandes fournisseurs
- Contrôle des réceptions
- Rapprochement des factures
Le module de gestion des achats vous permet :
- D’acheter de façon éclairée, en comparant les prix et les conditions d’achat de vos fournisseurs
- De gérer et d’évaluer vos fournisseurs
- De gagner en marge de manœuvre lors des négociations financières
- De contrôler efficacement la qualité lors des réceptions (FNC)
- D’améliorer la satisfaction de vos clients
Synoptic ERP sécurise votre parcours achat en :
- Générant vos commandes fournisseurs à partir des propositions d’achats, du CBN ou des alertes de stock
- Contrôlant vos réceptions ligne à ligne : quantité, prix, délais
- Vérifiant vos factures par rapport aux réceptions et aux commandes
- Revalorisant vos stocks au coût réel de facturation
- Gérant le bon à payer (BAP) et le cycle de vie de la facture
- Intégrant votre journal des achats directement en comptabilité
- 40 ansau service des PME industrielles
- + de 200PME et ETI industrielles accompagnées
- 3 agencesLille, Lyon et Nantes
Gestion des achats : Synoptic ERP répond à tous vos besoins
Comparer les prix et les conditions d’achat selon les fournisseurs, passer vos commandes, les suivre au plus près et les réceptionner pour les imputer aux demandes clients ou aux fabrications en cours : Synoptic ERP vous permet de gérer et d’optimiser l’ensemble de votre parcours achat.
Gérez vos appels d’offres en toute simplicité
En quelques clics, le module de gestion des achats vous permet de gérer vos appels d’offres fournisseurs, de définir des listes d’articles et de fournisseurs, et d’analyser leurs réponses afin de prendre les meilleures décisions.
Vous évaluez ensuite la performance de vos fournisseurs dans le temps : délais de livraison, taux de conformité, conditions tarifaires. Ces indicateurs alimentent vos négociations et vous permettent de consolider votre panel fournisseurs sur des bases objectives.
Organisez vos commandes fournisseurs
Issues des propositions d’achats, du Calcul des Besoins Nets (CBN), des demandes manuelles ou des alertes de contrôle de stock, vos commandes fournisseurs sont générées automatiquement ou créées manuellement. Les propositions du CBN tiennent compte de vos niveaux de stock et de votre carnet de commandes.
Vous en contrôlez tous les aspects : création des commandes, suivi de l’état d’avancement, envoi aux fournisseurs, gestion des états de contrôle (réservations, retards, manquants).
Contrôlez la réception des commandes
Lors d’une réception de commande fournisseur, Synoptic ERP contrôle et vérifie ligne à ligne ce qui a réellement été commandé, selon vos propres critères : quantité, prix, délais, etc.
Vous gérez également les lots non homologués et contrôlez la qualité à la réception (FNC), pour avoir l’assurance que vos commandes sont conformes à vos attentes.
Pilotez votre sous-traitance
Avec Synoptic ERP, vous suivez au plus près vos actions de sous-traitance :
- Commandez des prestations de sous-traitance chez un fournisseur
- Suivez la réalisation des prestations
- Contrôlez la facturation
- Gérez le stock de pièces chez votre sous-traitant
- Attachez les rapports d’intervention de vos sous-traitants à vos commandes
Maîtrisez votre facturation et votre comptabilisation
Véritable outil de contrôle des règlements fournisseurs, Synoptic ERP vérifie les factures par rapport aux informations de réception et de commande. Vous pouvez ainsi :
- Vous assurer de l’adéquation entre facture et commande
- Revaloriser vos stocks au coût réel de facturation
- Gérer le bon à payer (BAP) et le cycle de vie de vos factures
- Intégrer votre journal des achats directement dans votre comptabilité
Automatisez l’enregistrement de vos factures
Avec le module de dématérialisation des factures fournisseurs, la facture reçue est lue par le système et créée automatiquement dans Synoptic ERP. S’il s’agit d’un achat, les réceptions du fournisseur y sont rattachées grâce au numéro de commande, et la conformité de la facture est vérifiée. Un statut de bon à payer (BAP) sécurise vos paiements.
Synoptic ERP intègre par ailleurs les obligations de la réforme de la facturation électronique (e-invoicing et e-reporting) avec Docoon, la Plateforme Agréée intégrée à Synoptic ERP.
Ce que le module de gestion des achats change pour vos équipes
- Acheteur : gère ses appels d’offres, compare les fournisseurs et déclenche ses commandes depuis un seul outil, avec une visibilité complète sur les délais et les écarts
- Responsable logistique : reçoit les commandes fournisseurs ligne à ligne, contrôle les quantités et les délais, et alerte en cas de manquants ou de retards
- Responsable qualité : contrôle la conformité des lots réceptionnés (FNC) et suit les non-conformités directement rattachées aux commandes
- Contrôleur de gestion et DAF : vérifient l’adéquation facture/commande, revalorisent les stocks au coût réel et intègrent directement le journal des achats en comptabilité
- Direction : dispose d’indicateurs fournisseurs consolidés pour piloter les négociations et sécuriser la rentabilité
Du besoin à la facture
Un parcours achat continu, du CBN au bon à payer
Les besoins calculés par le CBN, en lien avec vos niveaux de stock et votre carnet de commandes, deviennent des propositions d’achats puis des commandes fournisseurs. À la réception, Synoptic ERP contrôle chaque ligne selon vos critères.
À la facturation, il rapproche la facture de la réception et de la commande. La facture est ensuite comptabilisée avec un statut de bon à payer (BAP) : le circuit de validation se gère dans Synoptic ERP, le statut est visible dans Sage, et la gestion du BAP permet de débloquer ou non le paiement.
- Besoins (CBN)
- Commande et réception
- Facture et bon à payer
Nous sommes très satisfaits de cette dématérialisation des factures fournisseurs : nous avons gagné en temps, en fiabilité et en sécurité. Tout est maintenant automatisé, il n’y a pas de perte de données.
Passez à l’action
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Nos experts sont disponibles pour analyser vos besoins et vous présenter la solution en situation réelle.
Des modules complémentaires
Les modules de Synoptic ERP sont complémentaires. Ces modules fonctionnent en synergie complète avec les fonctionnalités de gestion des achats présentées.
Gestion de production
Optez pour la gestion de production adaptée à votre PME/PMI
Gestion des stocks, logistique
Contrôlez vos stocks en temps réel et anticipez les ruptures
Sage : Comptabilité & Finances, Paie & RH
Optez pour une gestion comptable complète interfacée avec votre ERP : comptabilité générale et reporting, trésorerie, immobilisations, moyens de paiement…
Documents à télécharger
- Document PDFPrésentation générale de Synoptic ERPTélécharger
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Questions fréquentes sur la gestion des achats
Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?
La demande d’achat (DA) est une demande interne adressée au service achat pour l’approvisionnement d’un article ou d’un service. Elle peut être générée automatiquement par le MRP ou manuellement, et doit être validée avant d’être transformée en bon de commande fournisseur.
Avec le module Workflow de Synoptic ERP, la demande d’achat circule électroniquement entre le demandeur, le responsable et l’acheteur, avec validation à chaque étape et traçabilité complète.
Qu’est-ce que le calcul des besoins nets (CBN) ?
Le Calcul des Besoins Nets est le moteur central du MRP. À partir des prévisions de vente, des commandes fermes, du stock disponible et des encours de production, il calcule exactement ce qui manque et génère des propositions d’approvisionnement ou de fabrication.
Dans Synoptic ERP, vos commandes fournisseurs peuvent être issues directement des propositions du CBN.
Comment Synoptic ERP contrôle-t-il les factures fournisseurs ?
Synoptic ERP vérifie les factures par rapport aux informations de réception et de commande : vous vous assurez de l’adéquation entre facture et commande, vous revalorisez vos stocks au coût réel de facturation et vous intégrez votre journal des achats directement dans votre comptabilité. Un statut de bon à payer (BAP), géré par un circuit de validation dans Synoptic ERP, permet de débloquer ou non le paiement de chaque facture.
« Sur Synoptic ERP on ne peut pas avoir de double facture. On a une commande qui est réceptionnée et qui ne peut pas être facturée 2 fois », témoigne Novafit Groupe.
Synoptic ERP gère-t-il la sous-traitance ?
Oui. Vous commandez des prestations de sous-traitance chez un fournisseur, suivez leur réalisation, contrôlez leur facturation, gérez le stock de pièces chez votre sous-traitant et attachez les rapports d’intervention de vos sous-traitants à vos commandes.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures fournisseurs ?
La dématérialisation des factures fournisseurs consiste à capturer les factures papier ou PDF, à en extraire les données automatiquement (OCR) et à les rapprocher des bons de commande et des réceptions dans l’ERP, sans ressaisie manuelle.
Dans Synoptic ERP, la facture est créée automatiquement, les réceptions y sont rattachées et la facture suit un circuit de bon à payer. Découvrez le module de dématérialisation des factures fournisseurs.
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