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Module de gestion des expéditions/livraisons chez TWF : témoignage

Module de gestion des expéditions/livraisons chez TWF : témoignage

Hugues Lebègue, Directeur Supply Chain & IT, et Anaïs Desbonnets, Responsable logistique et transport, ont accepté de répondre à nos questions concernant l’utilisation du module de gestion des expéditions et livraisons de Synoptic ERP.

Basée dans la métropole lilloise, l’entreprise TWF (Traditional World Foods) est une PME familiale spécialisée dans la commercialisation et la construction de marques alimentaires internationales premium.

Depuis 1986, l’entreprise familiale s’est imposée comme un véritable dénicheur de saveurs», lançant régulièrement de nouvelles marques et produits sur des marchés porteurs.

TWF se distingue par sa capacité à gérer une distribution multi-réseaux couvrant les trois températures (ambiant, frais & surgelés), tout en respectant les contraintes logistiques liées à chaque segment. Ses filiales spécialisées permettent d’adresser différents marchés :

  • EPIDIS (Retail by TWF) : grande distribution (GMS).
  • FRAIDIS (Food Service by TWF) : grossistes, hôtellerie, restauration, métiers de bouche et traiteurs (RHS).
  • NORPASS (Industry by TWF) : industries agroalimentaires.

L’entreprise a contribué au succès de nombreuses marques telles que Kikkoman, Go-Tan ou Real Thaï, en adaptant leur positionnement et leur communication au marché français. Engagée dans une démarche RSE, labellisée PME+ depuis 2017, TWF place la qualité, l’éthique et la proximité avec ses partenaires et consommateurs au cœur de sa stratégie.

Logo TWF

Avant Synoptic ERP, comment étaient gérées les expéditions et livraisons chez TWF ?

Avant la mise en place de Synoptic ERP, nos processus logistiques reposaient sur des échanges manuels : les demandes de transport se faisaient par mail ou téléphone, et le suivi des livraisons manquait de visibilité.

Les équipes n’avaient pas de vision d’ensemble sur l’état des commandes, ce qui était source de temps perdu et d’imprécision.

Qu’est-ce qui vous a conduit à déployer le module de gestion des expéditions/livraisons de Synoptic ERP ?

Nous voulions fiabiliser, centraliser et automatiser au maximum la gestion du transport, de la simulation des coûts au suivi de la livraison, en passant par la transmission des ordres de transport.

L’objectif était double : gagner en réactivité et fiabiliser nos échanges avec les transporteurs.

La mise en place de ce module s’inscrivait dans un projet global : celui de remplacer notre ancien ERP par une solution plus complète, capable de gérer l’ensemble de nos flux logistiques et commerciaux.

Pouvez-vous nous dire quelles sont les fonctionnalités que vous utilisez aujourd’hui ?

Aujourd’hui nous exploitons le module de gestion des expéditions/livraisons de manière très large. Concrètement, Synoptic ERP nous permet :

  • De calculer le nombre de palettes théoriques d’une commande.
  • De simuler les coûts de transport selon les grilles tarifaires, en intégrant l’indexation gazole.
  • De récupérer le nombre de palettes réels (après préparation) pour calculer le coût au plus proche.
  • D’envoyer les ordres de transport par EDI aux transporteurs.
  • De récupérer les statuts de livraison par EDI (pris en charge, en cours, livré, en litige…).
  • D’accéder en un clic à la lettre de voiture (CMR).
  • De suivre l’ensemble du flux dans un tableau de bord unique, celui des commandes clients.

Les équipes ADV (Administration des Ventes) disposent désormais d’une vision complète et actualisée de chaque commande, sans avoir à multiplier les recherches et les contacts.

Quels bénéfices concrets avez-vous observés ?

Les bénéfices sont clairs.

Le premier, c’est le gain de temps : les échanges de mails et d’appels ont été considérablement réduits. Les équipes trouvent immédiatement l’information dont elles ont besoin.

Le second, c’est la fiabilité : grâce à l’intégration EDI, nous avons supprimé la ressaisie manuelle et fiabilisé les données transport.
Enfin, nous avons gagné en maîtrise des coûts : les simulations et la comparaison entre coûts réels et théoriques nous permettent d’ajuster nos prévisions et d’améliorer notre pilotage budgétaire.

Aujourd’hui, nous avons une traçabilité complète, une information plus fiable et des processus nettement plus fluides.

Comment s’est déroulé le projet avec les équipes de Proges Plus ?

L’accompagnement a été un vrai point fort.

Nous avions une vision claire de nos besoins mais pas de cahier des charges strict et définitif au départ. Les équipes de Proges Plus, et en particulier Laurent et Mathieu, ont su être à l’écoute et s’adapter à nos contraintes.

Le projet a été conduit en mode agile, avec des allers-retours réguliers et la participation d’un groupe de référents dans chaque service. Cette méthode a permis de valider rapidement les choix fonctionnels et d’ajuster les développements au fur et à mesure.

En moins d’un an, nous avons pu déployer Synoptic ERP dans des conditions très satisfaisantes.

Comment Synoptic ERP a-t-il été accueilli en interne ?

Plutôt très bien. Les équipes étaient en attente de changement, car notre ancien ERP ne répondait plus à nos besoins.

Nous avons constitué une équipe projet interne, associée dès les premières phases de test, ce qui a facilité l’adhésion. Les équipes de Proges Plus ont pu nous accompagner sur site pendant la phase de démarrage, ce qui a permis de lever rapidement les points de blocage et de sécuriser la prise en main.

L’outil a été jugé complet et évolutif. La transition s’est donc faite dans de bonnes conditions.

L’accompagnement s’est-il poursuivi après le déploiement ?

Oui, et c’est un point que nous apprécions particulièrement. La collaboration avec Proges Plus ne s’est pas arrêtée au Go Live. Nous continuons d’échanger régulièrement avec les équipes techniques et projets pour faire évoluer la solution au fil de nos besoins.

Ces dernières années, nous avons par exemple interfacé l’ERP avec un outil de prévisions de ventes et de calcul des besoins nets, une plateforme de catalogue électronique produits ou encore notre site internet Voyagez En Cuisinant.

Aujourd’hui, nous préparons la mise en conformité avec la facturation électronique, un chantier déjà lancé avec les équipes Proges Plus.

Quelles pistes d’évolution avez-vous identifiées pour la suite ?

Un projet ERP n’est jamais terminé. Il y a toujours des briques à ajouter ou à améliorer. Un projet ERP n’est jamais terminé. Il y a toujours des briques à ajouter ou à améliorer. Nous avons déjà identifié plusieurs optimisations pour le module expéditions & livraisons :

  • Rendre le calcul des taxes gazole plus dynamique en intégrant à l’ERP les formules de calcul par transporteur et en allant récupérer les indices officiels en ligne.
  • Affiner le plan de transport selon les typologies de flux.
  • Mieux gérer certains cas de forfaits transporteurs.

Ce sont des ajustements pour aller encore plus loin, mais le module couvre déjà, de manière générale, nos besoins actuels.

En conclusion ?

Synoptic ERP nous a permis de structurer, automatiser et fiabiliser toute notre chaîne transport.

Nous avons gagné en visibilité, en fiabilité et en efficacité.

Mais au-delà de la solution, c’est la qualité de l’accompagnement, l’écoute, la proximité et la flexibilité des équipes de Proges Plus qui ont fait la différence. 

Vous souhaitez en savoir plus ?

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