{"id":5897,"date":"2025-04-28T14:54:05","date_gmt":"2025-04-28T12:54:05","guid":{"rendered":"https:\/\/www.synoptic-erp.com\/?post_type=testimony&p=5897"},"modified":"2025-04-28T16:15:46","modified_gmt":"2025-04-28T14:15:46","slug":"novafit-dematerialisation-factures-fournisseurs","status":"publish","type":"testimony","link":"https:\/\/www.synoptic-erp.com\/fr\/temoignages\/novafit-dematerialisation-factures-fournisseurs\/","title":{"rendered":"Novafit – D\u00e9mat\u00e9rialisation des factures fournisseurs"},"content":{"rendered":"

La d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures fournisseurs chez Novafit Groupe<\/span><\/h3>\n

Le groupe Novafit<\/h4>\n

\"Logo<\/a><\/p>\n

Int\u00e9gr\u00e9 au tissu \u00e9conomique d\u2019Auvergne-Rh\u00f4ne-Alpes depuis de nombreuses ann\u00e9es, Novafit s\u2019adapte aux besoins des professionnels en proposant une large gamme de produits \u00e9lastom\u00e8res (tuyaux, gaines, manchettes, joints). Ses \u00e9quipes expertes assurent la fabrication, la maintenance et la r\u00e9paration des convoyeurs \u00e0 bandes transporteuses, en atelier ou sur site. Gr\u00e2ce \u00e0 son bureau d\u2019\u00e9tudes et son stock de bandes PVC et polyur\u00e9thane, Novafit con\u00e7oit des convoyeurs adapt\u00e9s \u00e0 diff\u00e9rents secteurs comme la logistique, les laboratoires et l\u2019industrie alimentaire.<\/span><\/p>\n

\n

D\u00e9couvrez le t\u00e9moignage d’Ingrid Caroux, comptable chez Novafit Groupe, concernant le module de d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures fournisseurs de Synoptic ERP.<\/em><\/p>\n

> Pouvez-vous nous dire quelle \u00e9tait votre probl\u00e9matique initiale avant la mise en place de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures fournisseurs depuis Synoptic ERP ?<\/strong><\/span><\/p>\n

Nous avons, chez Novafit Groupe, 2 sites diff\u00e9rents mais toutes les factures arrivent sur une seule et m\u00eame adresse email. Le traitement de ces factures n\u00e9cessitait de les imprimer une \u00e0 une, de les faire valider puis de les enregistrer.<\/strong> C\u2019\u00e9tait donc tr\u00e8s chronophage et nous \u00e9tions \u00e0 la recherche d\u2019une solution pour simplifier cette proc\u00e9dure tout en ayant l\u2019assurance de ne pas perdre de donn\u00e9es.<\/span><\/p>\n

> Vous aviez calcul\u00e9 le temps que vous passiez \u00e0 cr\u00e9er et enregistrer ces factures ?<\/span><\/strong><\/span><\/p>\n

Non mais nous recevions plus de 100 factures par mois<\/strong>, achats et frais g\u00e9n\u00e9raux, cela prenait du temps !<\/span><\/p>\n

> Et maintenant que vous utilisez la d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures fournisseurs dans votre ERP, qu\u2019avez-vous pu remarquer comme changements ?<\/span><\/strong><\/span><\/p>\n

Nous avons vraiment gagn\u00e9 en simplicit\u00e9 dans le traitement des factures : d\u2019un clic on peut int\u00e9grer la facture dans le syst\u00e8me sans risque de perte, m\u00eame si plusieurs personnes travaillent sur le m\u00eame dossier au m\u00eame moment.<\/strong> Nous avons \u00e9galement une vue compl\u00e8te de toutes les factures en attente. Nous avons clairement gagn\u00e9 en fiabilit\u00e9 et en tra\u00e7abilit\u00e9. Synoptic ERP me permet d\u2019avoir la liste de toutes les factures \u00e0 rapprocher des CF (commandes fournisseurs)<\/em> et il n\u2019y a plus de documents \u00e0 imprimer, tout est int\u00e9gr\u00e9 au m\u00eame endroit.<\/span><\/p>\n

> Quel a \u00e9t\u00e9 l\u2019\u00e9l\u00e9ment d\u00e9clencheur de ce projet ?<\/span><\/strong><\/span><\/p>\n

Nous avions ce projet en t\u00eate depuis 2019. Nous avions d\u00e9j\u00e0 entendu parler de ce processus chez certains de nos clients mais ce sont les diff\u00e9rentes communications de Proges Plus qui nous ont donn\u00e9 envie d\u2019en savoir plus. C\u2019est \u00e0 l\u2019issue d\u2019un webinaire qui \u00e9tait d\u00e9di\u00e9 \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures fournisseurs, mais aussi \u00e0 la facturation \u00e9lectronique, que nous nous sommes dit qu\u2019il fallait que l\u2019on se lance ! Pour nous, c\u00f4t\u00e9 comptabilit\u00e9, l\u2019objectif est clairement de gagner du temps sur les t\u00e2ches r\u00e9p\u00e9titives qui n\u2019apportent pas de v\u00e9ritable valeur ajout\u00e9e.<\/strong> Nous l\u2019utilisons maintenant depuis ao\u00fbt et nous avons d\u00e9j\u00e0 gagn\u00e9 beaucoup de temps.<\/span><\/p>\n

Nous avions \u00e9galement remarqu\u00e9 que Proges Plus \u00e9tait pr\u00e9curseur sur la facturation \u00e9lectronique : nous l\u2019avons choisi pour ce passage en 2026.<\/strong> Nous avons \u00e9t\u00e9 convaincus par la simplicit\u00e9 des fonctionnalit\u00e9s pr\u00e9sent\u00e9es !<\/span><\/p>\n

> Combien de personnes utilisent la d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures fournisseurs chez Novafit Groupe ?<\/strong><\/span><\/p>\n

Nous sommes 2 personnes \u00e0 l\u2019utiliser, avec une formation adapt\u00e9e.<\/strong> Nous sommes une PME de 16 personnes.<\/span><\/p>\n

> Gr\u00e2ce \u00e0 cela, avez-vous pu d\u00e9gager du temps sur d\u2019autres t\u00e2ches ?<\/strong><\/span><\/p>\n

Tout \u00e0 fait, cela nous a permis de gagner du temps. Je n\u2019ai plus qu\u2019\u00e0 faire le bon \u00e0 payer.<\/strong> On gagne aussi en \u00ab rangement \u00bb avec le fait de ne plus imprimer, de ne plus avoir \u00e0 classer et de retrouver facilement les documents. Avant tout \u00e9tait dans les classeurs. Maintenant toutes les personnes habilit\u00e9es peuvent aller dans l\u2019archivage et retrouver une facture avec le num\u00e9ro correspondant.<\/span><\/p>\n

> Vous avez divis\u00e9 de moiti\u00e9 le temps pour g\u00e9rer les achats ?<\/strong><\/span><\/p><\/blockquote>\n

M\u00eame plus que de moiti\u00e9 ! Avec nos gros fournisseurs \u00e7a match tr\u00e8s vite !<\/strong> Certaines factures sont plus bloquantes pour l\u2019oc\u00e9risation car elles ne sont pas construites correctement.<\/span><\/p>\n

> Oui, ce souci va \u00eatre r\u00e9gl\u00e9 avec la mise en place de la facture \u00e9lectronique. Les fichiers vont devoir r\u00e9pondre \u00e0 une norme stricte et commune. Et concernant la cr\u00e9ation d\u2019un mod\u00e8le d\u2019apprentissage, combien de temps vous faut-il en moyenne ?<\/strong><\/span><\/p>\n

Si le fichier est lisible c\u2019est moins d\u2019une minute. Certains 5 minutes. On sait que sur certains mod\u00e8les il y aura des erreurs car le document n\u2019est pas bien construit. Dans tous les cas c\u2019est un gain de temps, une s\u00e9curit\u00e9 et \u00e7a va en archivage, 0 papier, tout le monde y gagne !<\/strong> Quand on a un probl\u00e8me nous avons notre contact d\u00e9di\u00e9 chez Proges Plus en support.<\/span><\/p>\n

> Est-ce que cela a \u00e9galement pu changer la mani\u00e8re de g\u00e9rer vos fournisseurs ?<\/strong><\/span><\/p>\n

Oui tout \u00e0 fait, avec cette d\u00e9mat\u00e9rialisation nous avons retravaill\u00e9 sur nos fournisseurs. On en avait 400, maintenant 200. Chaque nouveau fournisseur implique de cr\u00e9er un nouveau mod\u00e8le d\u2019apprentissage, il faut donc rationaliser. C\u2019est finalement un b\u00e9n\u00e9fice indirect de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures fournisseurs.<\/strong> Cela nous a aussi permis d\u2019harmoniser la gestion documentaire et notre archivage.<\/span><\/p>\n

> Cela a \u00e9galement fiabilis\u00e9 le traitement de vos factures.<\/strong><\/span><\/p>\n

Oui et sur Synoptic ERP on ne peut pas avoir de double facture. On a une commande qui est r\u00e9ceptionn\u00e9e et qui ne peut pas \u00eatre factur\u00e9e 2 fois. La facture va tout de suite appara\u00eetre comme \u00ab non rapproch\u00e9e \u00bb, c\u2019est une s\u00e9curit\u00e9 suppl\u00e9mentaire.<\/strong><\/p>\n

> Quel est votre niveau de satisfaction ?<\/strong><\/span><\/p>\n

Nous sommes tr\u00e8s satisfaits de cette d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures fournisseurs : nous avons gagn\u00e9 en temps, en fiabilit\u00e9 et en s\u00e9curit\u00e9.<\/strong> Tout est maintenant automatis\u00e9, il n\u2019y a pas de perte de donn\u00e9es. Il faut cependant que toutes les factures arrivent sous format PDF ! Nous avons encore des factures papier qu\u2019il faut scanner.<\/p>\n

> Oui cela va se normaliser, les entreprises se pr\u00e9parent au passage \u00e0 la facturation \u00e9lectronique !<\/strong><\/span><\/p><\/blockquote>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Nous sommes tr\u00e8s satisfaits de cette d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures fournisseurs : nous avons gagn\u00e9 en temps, en fiabilit\u00e9 et en s\u00e9curit\u00e9. 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