Projet SIRH : quelles sont les 3 étapes de préparation indispensables ?
Vous souhaitez mettre en place un SIRH mais vous ne savez pas par où démarrer ? Voici quelques conseils pour gagner du temps rapidement.
1. Réaliser une première enquête en interne
Avant toute chose il est nécessaire de sonder les collaborateurs afin de comprendre leurs attentes vis-à-vis des démarches en ressources humaines. En effet, mettre en place un SIRH aura un impact pour les professionnels des RH mais également pour tous les salariés de l’entreprise. Gagner du temps c’est bien. En faire gagner à l’ensemble des salariés c’est encore mieux. De façon non exhaustive, il est intéressant de se poser les questions suivantes :
- Quels sont les éventuels outils déjà utilisés pour la gestion des ressources humaines ?
- Quelles sont les méthodes appliquées ?
- Y a-t-il des processus RH qui ne sont pas définis ou formalisés ?
- Existe-t-il des processus qui peuvent créer des tensions ou qui sont considérés comme n’étant pas ou peu efficaces ?
- Quelles sont les tâches à faible valeur ajoutée et, inversement, à forte valeur ajoutée ?
- Quelles sont les tâches les plus chronophages ?
Ce sondage pourra être mené auprès de l’ensemble des collaborateurs. En effet, le fonctionnement du SIRH embarquera tous les services de l’entreprise. Identifier les besoins de chaque typologie d’utilisateur pourra vous aider à définir vos priorités en matière de SIRH. Par exemple, les managers pourront y réaliser leurs entretiens, les collaborateurs pourront y déclarer leurs congés et les experts RH s’en servir pour définir les compétences attendues sur les postes, etc. Ce travail préparatoire posera la première pierre de l’adoption du futur SIRH auprès de ces utilisateurs : au plus ils sont impliqués tôt dans le projet, au plus la conduite du changement est simple à mener !
2. Analyser les besoins RH
Une fois votre enquête en interne terminée, vous disposerez d’une vue globale de l’ensemble de vos pratiques et surtout des éventuels points de tension sur ces pratiques. La seconde étape, complémentaire, consiste cette fois à répertorier finement chaque processus RH en indiquant :
- Les différentes étapes qui composent le processus RH.
- La personne ou le service responsable de son traitement.
- La forme que prend le processus RH (envoi d’un formulaire papier, entretien, mail, etc).
- Le temps nécessaire à sa bonne réalisation.
- Si le processus en question nécessite d’être amélioré.
3. Etablir le cahier des charges du projet SIRH
Après ces deux premières phases d’enquête et d’analyse des besoins, il est temps de passer à la rédaction de votre cahier des charges ! Ce support a pour objectif de centraliser l’ensemble de vos objectifs et de synthétiser le fonctionnement de la fonction RH au sein de votre société. Le cahier des charges pourra notamment contenir :
- Une présentation détaillée de votre entreprise : secteur d’activité, effectifs, CA, lieux d’implantation, etc.
- La description de l’ensemble de vos processus RH.
- Les outils que vous utilisez actuellement et les intégrations à prévoir avec votre futur SIRH.
- Les fonctionnalités attendues, des plus générales aux plus spécifiques : gestion des talents, des compétences, des plannings, des formations, des congés et absences, etc.
- Vos prérequis techniques.
- Les ressources humaines et matérielles à mettre à disposition pour la bonne conduite du projet : de votre côté mais également du côté de l’éditeur de la solution.
- Vos attentes en matière de sécurité des données.
- Vos clauses contractuelles spécifiques.
- Vos priorités en matière de déploiement de la solution, si vous en avez identifiés.
- Votre échéancier ou vos impératifs calendaires pour la mise en œuvre de la solution.
Là encore, ce travail préparatoire vous permettra de gagner en temps et en efficacité lors du choix de votre solution SIRH ! A l’issue de cette phase d’analyse, vous devez disposer d’une cartographie complète des processus RH de votre entreprise.
La prochaine étape de votre projet SIRH ? Le choix de la solution !
Une fois ces 3 étapes de préparation menées, vous êtes prêt pour vous intéresser aux différentes solutions SIRH présentes sur le marché !